Mag je klantgegevens in ChatGPT zetten? De AVG in gewone taal

Mag je klantgegevens in ChatGPT zetten?

Ja, als je een zakelijke versie gebruikt met een verwerkersovereenkomst, een duidelijk doel hebt en niet meer gegevens invoert dan nodig; in een gratis of privéaccount horen geen klantgegevens.

Een naam, e-mailadres, klantnummer of een klacht waarin iemand herkenbaar is, zijn persoonsgegevens. Staan die in een prompt, dan verwerk je persoonsgegevens en geldt de AVG, net als bij je CRM of je mailprogramma. ChatGPT is in die rol een leverancier die gegevens voor jou verwerkt.

De Autoriteit Persoonsgegevens begint haar Hulpmiddel generatieve AI en de AVG (13 juli 2026) met een eenvoudige vraag: kan het ook zonder persoonsgegevens? Vaak wel. Voor een samenvatting van een klacht of een conceptantwoord hoeft het model niet te weten hoe de klant heet of waar hij woont.

Wat zegt de Autoriteit Persoonsgegevens over ChatGPT en datalekken?

De AP noemt het invoeren van persoonsgegevens in een AI-chatbot tegen de afspraken van de werkgever in een datalek, en zegt dat gebruik dat wel binnen het beleid valt vaak nog steeds niet wettelijk is toegestaan.

In haar waarschuwing van 6 augustus 2024 beschrijft de AP twee meldingen: een medewerker van een huisartsenpraktijk die medische gegevens van patiënten in een chatbot zette, en een medewerker van een telecombedrijf die een bestand met onder meer klantadressen invoerde. De AP raadt aan om met medewerkers af te spreken welke gegevens wel en niet in een chatbot mogen, en met de aanbieder te regelen dat ingevoerde gegevens niet worden opgeslagen.

Het bleef niet bij die twee. Volgens Tweakers (30 december 2025), op basis van navraag door het FD, kreeg de AP in 2025 tientallen van deze meldingen, meer dan in 2024. Vermoedelijk ging het vooral om medewerkers die een gratis chatbot gebruikten terwijl de werkgever een betaalde dienst had. De gemeente Eindhoven meldde op 23 oktober 2025 zo’n datalek, blokkeerde ChatGPT en andere openbare AI-sites en liet medewerkers daarna alleen nog Copilot in de eigen beveiligde omgeving gebruiken, schreef Binnenlands Bestuur (19 december 2025).

Wat is het verschil tussen gratis ChatGPT en ChatGPT Business of Enterprise?

Bij Free, Plus en Pro mag OpenAI je gesprekken standaard gebruiken om modellen te trainen en is er geen verwerkersovereenkomst; bij Business, Enterprise en de API staat training standaard uit en kun je een verwerkersovereenkomst afsluiten.

• Free, Plus en Pro. Dit zijn persoonlijke accounts. Volgens het OpenAI Help Center (geraadpleegd 5 november 2026) mag OpenAI deze gesprekken gebruiken voor training, tenzij je dat uitzet. Geef je daarna een duim omhoog of omlaag, dan kan het hele gesprek alsnog voor training worden gebruikt. Ook een betaald Plus-account blijft dus een privéaccount.
• ChatGPT Business (tot 29 augustus 2025 ChatGPT Team). Geen training op je data als standaard, en OpenAI kan een Data Processing Addendum tekenen, staat op de pagina Enterprise privacy (bijgewerkt 8 januari 2026). De beheerder bepaalt hoe lang gesprekken bewaard blijven. Verwijderde gesprekken zijn binnen 30 dagen uit de systemen, tenzij de wet langer bewaren vraagt.
• ChatGPT Enterprise. Dezelfde afspraken, plus inloggen via SSO en een auditlog voor beheerders. Nieuwe werkruimtes kunnen sinds 5 februari 2025 kiezen voor opslag van gesprekken en bestanden in Europa.
• API. Ook hier geen training als standaard. OpenAI bewaart invoer en uitvoer maximaal 30 dagen om misbruik op te sporen. Bij een nieuw project met Europese dataresidentie worden verzoeken voor geschikte endpoints in de regio afgehandeld zonder dat ze op de servers worden opgeslagen.

Dataresidentie in Europa noemt OpenAI op zijn pagina over zakelijke data (geraadpleegd 5 november 2026) voor Enterprise, Edu, Healthcare en de API, niet voor Business. Europese opslag is prettig, maar de AVG eist het niet. Volgens de verwerkersovereenkomst van OpenAI verwerkt OpenAI Ireland de gegevens uit de EER, en gaat doorgifte naar landen buiten de EER via standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit. Dat moet je in je eigen administratie kunnen uitleggen.

Welke AVG-grondslag heb je nodig voor klantgegevens in ChatGPT?

Je hebt geen aparte grondslag voor ChatGPT nodig, wel een geldige grondslag voor het doel waarvoor je de klantgegevens gebruikt, en de AI-tool moet binnen dat doel blijven.

De AVG kent zes grondslagen, die de Autoriteit Persoonsgegevens op een rij zet: toestemming, uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, vitale belangen, algemeen belang en gerechtvaardigd belang. Beantwoord je met hulp van AI een vraag van een klant over zijn bestelling, dan past dat bij de overeenkomst die je al met hem hebt. Ga je met dezelfde gegevens klantprofielen voor marketing bouwen, dan is dat een nieuw doel met een eigen afweging.

Op dat doel let de AP scherp. In het advies over Microsoft 365 Copilot bij de gemeente Haarlemmermeer vond de toezichthouder “het ondersteunen van de medewerker” te vaag, meldde Binnenlands Bestuur (20 juli 2026). Schrijf dus per toepassing op wat de AI doet, bijvoorbeeld klachten samenvatten of conceptantwoorden schrijven, en welke gegevens daarvoor echt nodig zijn.

Voor gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens geldt volgens artikel 9 van de AVG (EU 2016/679) een verbod, met een beperkt aantal uitzonderingen. Ik zou ze ook niet in een zakelijke chatbot zetten zonder DPIA en juridisch advies vooraf.

Heb je een verwerkersovereenkomst met OpenAI nodig?

Ja: als OpenAI persoonsgegevens voor jou verwerkt, verplicht artikel 28 van de AVG een schriftelijke verwerkersovereenkomst, en OpenAI biedt die alleen voor de zakelijke versies.

OpenAI noemt die overeenkomst een Data Processing Addendum en je sluit hem af via een formulier, voor ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise en de API. Voor Free, Plus en Pro bestaat hij niet. In een privéaccount is er dus geen contract waarin staat wat OpenAI met jouw klantgegevens mag doen.

Een verwerkersovereenkomst regelt volgens de AP onder meer de instructies, de beveiliging, subverwerkers, audits en hulp bij een DPIA. Lees vooral de lijst met subverwerkers en de bewaartermijnen. Bij Haarlemmermeer ging een van de open punten juist over welke gegevens Microsoft bij het gebruik van Copilot verwerkt en hoe lang die bewaard blijven.

Moet je een DPIA doen voordat je ChatGPT met klantgegevens gebruikt?

Vaak wel, en anders moet je kunnen onderbouwen waarom niet: de AP noemt nieuwe technologie als criterium voor een DPIA, en generatieve AI valt daaronder.

Op haar pagina over de DPIA gebruikt de AP de 9 criteria van de Europese toezichthouders. De vuistregel: voldoet een verwerking aan 2 of meer, dan doe je een DPIA. Klantgegevens in een AI-tool raken al snel het criterium nieuwe technologie, en afhankelijk van je klanten ook gevoelige gegevens of kwetsbare personen. Kom je op nul of één criterium uit, dan moet je volgens de AP nog steeds kunnen uitleggen waarom je geen DPIA doet.

Hoe zo’n beoordeling kan uitpakken, liet Haarlemmermeer zien. De gemeente legde een kleine Copilot-pilot voor aan de AP. Die concludeerde dat de verwerking zoals beschreven inbreuk zou maken op de AVG, zag vier hoge restrisico’s en stelde dat een gebrek aan duidelijkheid van Microsoft de gemeente niet ontslaat van haar eigen verantwoordelijkheid (Binnenlands Bestuur, 20 juli 2026). Dat ging over een gemeente met Copilot, maar dezelfde vragen gelden voor een bedrijf met tien ChatGPT-licenties: welke gegevens gaan erin, wie kan erbij en wat doet de leverancier ermee.

Wat doe je als iemand toch klantgegevens in een gratis ChatGPT heeft gezet?

Behandel het als een mogelijk datalek: leg het vast, beoordeel het risico voor je klanten en meld het binnen 72 uur bij de AP, tenzij het risico onwaarschijnlijk is.

Dat volgt uit artikel 33 van de AVG. Is het risico voor de klanten hoog, dan informeer je hen ook zelf (artikel 34). Verwijder het gesprek, vraag de medewerker welke bestanden of teksten erin zijn gegaan en zet het incident in je datalekregister, ook als melden niet nodig blijkt.

Maak van de melding geen afrekening. Een medewerker die een fout meteen meldt, geeft je tijd om binnen die 72 uur te handelen. Wie bang is voor de gevolgen, meldt de volgende keer niets.

Hoe regel je het gebruik van klantgegevens in ChatGPT?

Kies één zakelijke omgeving, leg vast welke gegevens erin mogen en zorg dat de veilige route ook de makkelijkste is.

1. Kijk wat er al gebeurt. Vraag per team welke AI-tools ze gebruiken, ook privéaccounts. Hoe je dat aanpakt zonder heksenjacht, schreef ik in je team gebruikt al AI, maak er een afspraak van.
2. Kies één zakelijke omgeving en teken de verwerkersovereenkomst. ChatGPT Business of Enterprise, of de API in een eigen toepassing. Zet in de beheeromgeving de bewaartermijn, koppelingen met andere apps en feedback bewust aan of uit.
3. Schrijf dataregels op. Wat mag erin (openbare of gepseudonimiseerde tekst), wat alleen in de zakelijke omgeving (gewone klantgegevens, zo weinig mogelijk) en wat nooit (bijzondere persoonsgegevens, BSN, wachtwoorden, betaalgegevens). Die regels horen in je AI-beleid van één A4.
4. Pseudonimiseer standaard. Vervang namen, adressen en klantnummers door Klant A of Order 1 voordat je iets plakt. Leg ook vast wie de uitkomst controleert voordat die naar een klant gaat.
5. Werk je administratie bij. Neem de verwerking op in je verwerkingsregister, leg de DPIA-afweging vast en noem de AI-leverancier als ontvanger in je privacyverklaring.
6. Maak het zakelijke account het makkelijkste account. Geef toegang aan wie het nodig heeft, leg uit waarom en ontmoedig of blokkeer privéaccounts voor werk. Een AI-agent die buiten beeld draait, is hetzelfde probleem op grotere schaal: zie de shadow AI-agent op het netwerk van het Pentagon.

De AVG staat naast de EU AI Act. Bouw je zelf een chatbot voor klanten of gebruik je AI bij beslissingen over mensen, dan komen er verplichtingen uit de AI-verordening bij. Met de EU AI Act Quick Scan voor deployers zie je welke dat voor jullie toepassingen zijn.

Veelgestelde vragen