Het AI-beleid op 1 A4 plus 5 automatiseringen voor je binnendienst
Voor DGA's, eigenaren en office managers van B.V.'s met 10 tot 100 medewerkers. Vul het korte formulier in en je krijgt de invulbare templates: het beleid, de checklist, vijf kopieerbare prompts en het rekenblad.
Naar het formulierDe kans is groot dat mensen in je team AI al gebruiken: om een mail netjes te maken, een offerte samen te vatten of een tekst te vertalen. Soms met een privé-account, vaak zonder afspraken. Geen ramp, wel iets om nu te regelen. Eén A4 is genoeg om te beginnen.
Het AI-beleid op 1 A4
Invulbaar en in een teamoverleg te bespreken. Doel, goedgekeurde tools, wat er nooit in mag, wie ja zegt op nieuwe tools, output controleren, modeltraining uit, zakelijke accounts, EU-opslag, fouten melden en een handtekening.
Checklist: deze week regelen
Dingen die je in een paar dagen afvinkt. Inventariseer welke tools er gebruikt worden, zet modeltraining uit, stap over op zakelijke accounts en check betaalverzoeken en bankwijzigingen altijd telefonisch, via een nummer dat je al kent.
Vijf kopieerbare prompts
Met een eenvoudige workflowschets per automatisering. Werkt in Copilot, ChatGPT, Gemini of Grok. Begin met kopiëren en plakken. Werkt het, dan kun je later koppelen met je mail, CRM of ERP.
Rekenblad uren bespaard
Per automatisering vul je in: keer per week, minuten nu, minuten met AI en uurtarief. Het rekenblad maakt er uren en euro's per week, maand en jaar van. Jouw cijfers, geen beloftes van ons.
Klein beginnen met wat elke binnendienst kent
Bij elke automatisering staat één regel vast: de mens blijft beslissen.
Offerte-opvolging
AI schrijft per openstaande offerte een korte opvolgmail in jouw toon. De verkoper leest, past aan en verstuurt zelf.
Inkoopmail naar orderinvoer
AI zet een bestelling uit mail of bijlage om in een vaste tabel en markeert wat onduidelijk is. Pas na controle gaat de order in het systeem.
Werkbon naar factuur
AI maakt conceptfactuurregels en een heldere werkomschrijving, en meldt wat ontbreekt. Tarieven en meerwerk controleert de administratie.
Gemiste oproepen terugbellen
AI maakt een terugbellijst met prioriteit, wie belt en een openingszin. AI belt niet en belooft niets. Spoed gaat direct naar een collega.
Weekplanning
AI maakt een conceptplanning per regio en noemt conflicten. De planner stelt vast. Geen medische redenen in de prompt.
Vraag de AI-beleid template aan
Vul je gegevens in. Op de volgende pagina staan direct de links naar de templates: de gids en het rekenblad.
Liever eerst even sparren over welke automatisering bij jouw binnendienst past? Plan gerust een vrijblijvende kennismaking met Frank van der Bijl.
Kies een moment in de agendaDeze gids is geen juridisch advies. Verwerk je persoonsgegevens met AI, laat dan bij twijfel je jurist of functionaris gegevensbescherming meekijken.