Copilot uitgerold, maar niemand gebruikt het: zo komt adoptie wel op gang

Waarom gebruikt bijna niemand Copilot na de uitrol?

Omdat een licentie nog geen gewoonte is: mensen weten niet bij welke taak in hun eigen werk Copilot helpt, hun eerste poging valt tegen en ze vergeten dat het er zit.

De grootste openbare evaluatie laat dat goed zien. De Australische overheid gaf van januari tot en met juni 2024 ruim 7.600 medewerkers bij meer dan 60 organisaties toegang tot Microsoft 365 Copilot. Volgens de evaluatie van de Digital Transformation Agency (oktober 2024) wilde 86% ermee doorgaan, maar gebruikte maar een derde het dagelijks.

De redenen staan in het volledige DTA-rapport over medewerkers (oktober 2024) en zijn herkenbaar. Wie Copilot maar een paar keer per maand gebruikte, noemde een slechte eerste ervaring, of merkte dat controleren en bijwerken meer tijd kostte dan het zelf maken. Anderen vonden geen tijd voor training. En deelnemers vergaten simpelweg dat Copilot in hun Microsoft 365-apps zat, omdat het in de interface niet opviel.

Gartner zag hetzelfde patroon. In het Gartner-onderzoek naar Copilot voor Microsoft 365 (8 augustus 2024) meldden respondenten dat 90% van de gebruikers zou vechten om toegang te houden. Tegelijk worstelde 72% om Copilot in de dagelijkse routine in te passen en zei 57% dat de betrokkenheid snel terugliep. Enthousiasme bij de start is dus geen voorspeller van gebruik over drie maanden.

Wie het bredere verhaal wil: bij de uitrol van ChatGPT Work bij Uber speelde dezelfde vraag, zie waarom toegang nog geen adoptie is.

Levert Copilot echt tijd op?

Bij schrijven, samenvatten en vergaderverslagen meestal wel, bij Excel-analyse en planning niet vanzelf, en bespaarde tijd is nog geen hogere productiviteit.

In het experiment van de Britse overheid met 20.000 ambtenaren (GDS, 2 juni 2025) schatten deelnemers dat ze gemiddeld 26 minuten per dag bespaarden. Dat getal is zelf gerapporteerd, en het rapport zegt er zelf bij dat je het naast ander onderzoek moet lezen.

Het Britse ministerie van Business and Trade deed een strengere evaluatie met een controlegroep (DBT, 28 augustus 2025). Copilot leverde daar tijdwinst op bij het opstellen van documenten en het samenvatten van onderzoek, maar plannen en afbeeldingen maken kostte juist meer tijd. In geobserveerde taken deden Copilot-gebruikers Excel-analyses langzamer en met minder kwaliteit dan collega’s zonder Copilot. Het ministerie vond geen bewijs dat de tijdwinst tot hogere productiviteit leidde.

Voor adoptie is dat de belangrijkste les. Wie Copilot eerst op een taak loslaat waar het slecht in is, heeft een tegenvallende eerste ervaring en komt niet terug. Begin bij het werk waar het aantoonbaar helpt, en vertel er eerlijk bij waar het niet helpt.

Hoe meet je Copilot adoptie?

Meet het aandeel actieve gebruikers per team en per app over de laatste 28 dagen en vraag erbij bij welke taken het helpt; het aantal toegewezen licenties zegt niets.

Het Copilot-gebruiksrapport in het Microsoft 365-beheercentrum (Microsoft Learn, bijgewerkt 18 augustus 2026) telt iemand als actieve gebruiker als die in de gekozen periode zelf een Copilot-functie heeft gebruikt. Het rapport toont ook het percentage actieve gebruikers ten opzichte van alle ingeschakelde gebruikers, uitgesplitst per app. Grotere organisaties kunnen daarnaast het Copilot Dashboard in Viva Insights gebruiken.

• Actief gebruik per team. Welk deel van de licentiehouders gebruikte Copilot de afgelopen 28 dagen? Een gemiddelde over de hele organisatie verbergt de teams waar het stilstaat.
• Gebruik per app. Zit het gebruik alleen in samenvattingen van Teams-overleggen, of ook in Word, Outlook en Excel?
• Taken. Vraag elke maand in twee vragen bij welke taak Copilot hielp en waar het tegenviel. Dat levert de voorbeelden voor de volgende training.
• Licenties zonder gebruik. Wie heeft na twee maanden niets gedaan? Vraag eerst waarom, en verdeel de licentie daarna eventueel opnieuw.

Hoe krijg je Copilot adoptie wel op gang?

Kies per rol een paar concrete taken, train daarop met het eigen werk, geef tijd om te oefenen, laat leidinggevenden voorgaan en regel de rechten op je data vooraf.

1. Kies per rol twee tot vier taken. Niet “gebruik Copilot”, wel “vat elk klantoverleg in Teams samen en zet de acties in een mail”. De Australische evaluatie noemt het verspreiden van concrete, waardevolle toepassingen als manier om het gebruik te verhogen.
2. Train op het eigen werk, niet op demo’s. Volgens BCG AI at Work (26 juni 2025) voelt maar 36% van de medewerkers zich voldoende getraind, en worden mensen met vijf uur training of meer, vooral met begeleiding in persoon, duidelijk vaker regelmatige gebruikers. In de Australische trial voelde 75% van wie drie of meer vormen van training kreeg zich zeker over het gebruik, 28 procentpunt meer dan bij één vorm. Een Microsoft 365 Copilot-training op jullie eigen processen is daar precies voor bedoeld.
3. Plan tijd om te oefenen. In de DBT-evaluatie hing zelf leren sterker samen met tevredenheid dan formele trainingssessies. Een training zonder oefentijd erna blijft niet hangen. Zet daarom een vast moment per week in de agenda om Copilot op het eigen werk te proberen.
4. Laat leidinggevenden voorgaan. DBT zag dat mensen Copilot minder gebruikten als collega’s en leidinggevenden er terughoudend over waren. Bij BCG zegt maar 25% van de medewerkers op de werkvloer dat hun leidinggevenden genoeg richting geven over AI. En volgens de Work Trend Index van Microsoft en LinkedIn (8 mei 2024) hadden intensieve AI-gebruikers 61% vaker van hun CEO gehoord dat AI belangrijk is.
5. Geef elk team een aanspreekpunt. Iemand die vragen beantwoordt en goede voorbeelden doorgeeft. Maar leg het niet bij één persoon voor de hele organisatie, want dan valt alles stil als die er niet is. Dat werkte ik uit in waarom je AI-adoptie niet aan één AI-kampioen kunt ophangen.
6. Regel de rechten op je data vooraf. Volgens Microsoft Learn over data, privacy en beveiliging van Copilot (bijgewerkt 26 oktober 2026) toont Copilot alleen organisatiedata waar de gebruiker minstens leesrechten op heeft. Staan mappen in SharePoint of Teams te ruim open, dan wordt dat zichtbaar zodra mensen gaan vragen. Gartner noemde oversharing en beveiligingszorgen in 2024 al een flinke rem op uitrol, en in het Britse experiment verminderden zorgen over gevoelige gegevens in een minderheid van de gevallen het voordeel.

Moet je iedereen meteen een Copilot-licentie geven?

Nee, begin met de rollen waar veel geschreven, samengevat en vergaderd wordt, en breid uit op basis van gemeten gebruik.

Veel organisaties blijven hangen tussen pilot en uitrol. In het Microsoft 365- en Copilot-onderzoek van Gartner uit 2025 was 40% van de 187 ondervraagde IT-leiders aan het piloten. Van de organisaties die een pilot hadden afgerond, ging maar 5% in 2025 door naar een grotere uitrol, volgens Techpartner News over het Gartner-onderzoek (26 juni 2025).

Volgens mij strandt een pilot zelden op de techniek, maar op een vraag die nooit is gesteld: wat moet er na drie maanden anders zijn? Spreek dat vooraf per team af en meet het met het gebruiksrapport. Voor een kleinere organisatie betekent dat vaak één afdeling eerst. Voor een grote organisatie een paar rollen verspreid over meerdere afdelingen, zodat je ziet waar het werkt en waar niet.

Training hoort er in elk geval bij. De AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689) vraagt sinds 2 februari 2025 maatregelen voor de AI-geletterdheid van je mensen. Een Copilot-training per rol telt daarvoor mee. Wat dat artikel precies vraagt, lees je in wat artikel 4 van de AI Act vraagt van je AI-training.

Hoe zien de eerste 90 dagen eruit?

Eerst taken kiezen en de data op orde brengen, dan trainen en oefenen, en na twee maanden meten en bijsturen.

Wil je dit niet zelf inrichten, dan doen we dat in de Copilot Adoption-aanpak in fasen, van technische voorbereiding tot monitoring van het gebruik. Het totale aanbod staat op de pagina met AI-trainingen voor teams.

Veelgestelde vragen