Gratis starterkit

Gratis AI-governance starterkit: AI-beleid op één A4 en een AI-register

Voor organisaties die al met AI werken, maar nog geen afspraken hebben.

Wat zit erin

Wat krijg je in de AI-governance starterkit?

Een AI-register, een AI-beleid van één A4 en een tabel voor AI-geletterdheid, zodat je weet welke AI er wordt gebruikt en welke afspraken er gelden.

Een AI-register-template om alle gebruikte AI-tools in kaart te brengen
Een AI-beleid van één A4 dat je zelf kunt aanpassen
Wat de EU AI Act nu al vraagt, en wat pas vanaf december 2027 geldt
Een tabel om AI-geletterdheid per rol vast te leggen
Signalen dat je meer nodig hebt dan een template

Deze starterkit is geen juridisch advies en geen keurmerk. Hij helpt je op weg; voor jouw situatie kan meer nodig zijn.

De tijdlijn

Wat vraagt de EU AI Act nu al, en wat komt later?

Artikel 4 over AI-geletterdheid geldt al sinds 2 februari 2025. De regels voor high-risk AI-systemen uit bijlage III gelden door de AI-omnibus vanaf 2 december 2027.

Wanneer	Wat	Wat je nu kunt doen
Sinds 2 februari 2025	Artikel 4: AI-geletterdheid	Leg vast wie met AI werkt en welke training of uitleg iemand heeft gehad
Vanaf 2 december 2027	Regels voor high-risk AI-systemen uit bijlage III, door de AI-omnibus	Breng nu al in kaart of je AI gebruikt die meebeslist over mensen, zodat je op tijd klaar bent

Bronnen: Verordening (EU) 2026/1744 (AI-omnibus), EUR-Lex en Europese Commissie, AI literacy Q&A.

Stap 1

Welke AI-tools worden er bij jullie gebruikt?

Dat weet je pas als je het vraagt. Stel deze tien vragen aan elk team, ook over gratis tools en privé-accounts.

Welke AI-tools gebruik je voor je werk, ook af en toe?
Gebruik je daarvoor een zakelijk account of een privé-account?
Is het een betaalde licentie of een gratis versie?
Wie heeft de tool aangeschaft of aangezet?
Voor welk werk gebruik je hem precies?
Welke informatie stop je erin: teksten, documenten, klantgegevens, cijfers?
Zitten daar persoonsgegevens bij, van klanten of collega’s?
Gebruik je de uitkomst direct, of controleert iemand die eerst?
Zitten er AI-functies in software die je al gebruikt, zoals je CRM, mail of boekhouding?
Welke AI-tool zou je willen gebruiken, maar doe je dat nu niet omdat het onduidelijk is of het mag?

Meer achtergrond: Je team gebruikt al AI. Jij hebt alleen nog geen afspraak.

Stap 2

Wat zet je in een AI-register?

Per AI-tool één regel: wat het is, wie het gebruikt, welke data erin gaat en wie de eigenaar is.

Kolom	Wat vul je in	Voorbeeld
Tool en leverancier	Naam van de tool en het bedrijf erachter	Microsoft 365 Copilot, Microsoft
Doel	Waarvoor de tool wordt gebruikt	Mails en verslagen samenvatten
Gebruikers	Welke teams of rollen	Sales, management
Data	Welke informatie erin gaat	Interne mails, notulen
Persoonsgegevens	Ja of nee	Ja
Rol	Aanbieder (je maakt de tool) of gebruiksverantwoordelijke (je gebruikt hem)	Gebruiksverantwoordelijke
Eerste risico-inschatting	Laag, middel of hoog, met één zin waarom	Middel: klantnamen in mails
Eigenaar	Wie is aanspreekpunt	Office manager
Training gevolgd	Welke uitleg of training de gebruikers hebben gehad	Basistraining, maart
Laatste check	Datum waarop deze regel is nagelopen	1 oktober

Stap 3

Wat hoort er in een AI-beleid?

Een AI-beleid van één A4 legt vast welke tools mogen, welke data er nooit in gaat, wie de uitkomst controleert en wie eigenaar is.

AI-beleid [naam organisatie] · versie [datum]

1. Toegestane tools: Alleen de tools in het AI-register met status “toegestaan”. Nieuwe tool? Eerst melden bij de eigenaar van dit beleid.
2. Data die er nooit in mag: [bijvoorbeeld: wachtwoorden, medische gegevens, BSN, vertrouwelijke contracten, klantgegevens in tools zonder verwerkersovereenkomst]
3. Controle van de uitkomst: Wie de AI gebruikt, controleert de uitkomst voordat die naar een klant of collega gaat. [eventueel per type werk]
4. Transparantie naar klanten: [Hoe vertellen we klanten wanneer ze met AI te maken hebben, bijvoorbeeld bij een chatbot of AI-teksten?]
5. Eigenaar van het beleid: [naam en rol]
6. Incident melden: Gaat er iets mis, zoals verkeerde data in een tool of een foute uitkomst bij een klant? Meld het binnen [termijn] bij [naam of adres].
7. Herziening: Dit beleid wordt elke [6 of 12] maanden herzien, en eerder als er een nieuwe tool bij komt.

Meer achtergrond: Jullie AI-policy staat in SharePoint. Dat is geen governance.

Stap 4

Hoe leg je AI-geletterdheid per rol vast?

Bepaal per rol wat iemand moet weten, en houd bij welke training of uitleg iemand heeft gehad.

Rol	Wat moet iemand weten	Hoe leg je het vast
Directie	Waar AI wordt gebruikt, welke risico’s er zijn en wie eigenaar is	Besproken in MT-overleg, datum in het register
Gebruikers	Wat de tool wel en niet kan, welke data er niet in mag, hoe je de uitkomst controleert	Training of uitleg gevolgd, datum per persoon
Wie klantdata verwerkt	Extra: AVG, verwerkersovereenkomst, wat je doet bij een incident	Aparte sessie, datum per persoon

Training nodig? Bekijk de AI-trainingen.

Verder dan een template

Wanneer heb je meer nodig dan deze starterkit?

Als AI meebeslist over mensen, zelf acties uitvoert of klantdata verwerkt zonder duidelijke afspraken met de leverancier.

AI die meebeslist over mensen, zoals bij werving, krediet of onderwijs
AI-agents die zelf acties uitvoeren in jullie systemen
Klantdata in tools zonder verwerkersovereenkomst

Dan helpt de EU AI Act Quick Scan: in 14 dagen weet je waar je staat en wat je moet doen.

Download de starterkit

De printbare versie (PDF) met het AI-register als spreadsheet. Liever eerst praten? Plan een gratis preview van 30 minuten van de Quick Scan.

Download de PDF Vraag het register als spreadsheet aan Plan een gratis preview van 30 minuten

Over NextEnabler

NextEnabler helpt organisaties AI praktisch en verantwoord in te zetten, met trainingen, automatisering en de EU AI Act Quick Scan. Deze starterkit is gemaakt door Frank van der Bijl. Vragen? Mail frank@nextenabler.com.